Een online dashboard is dé ideale tool voor iedereen die de touwtjes graag in handen houdt en vooruit wil komen. Het maakt in een oogopslag inzichtelijk waar je staat en waar knelpunten en kansen liggen. Als je de juiste stappen hebt gevolgd tenminste. Bevat het dashboard de informatie die leidt tot jouw toekomstvisie, dan zit je goed. We laten in 7 stappen zien hoe je een dashboard bouwt, die je helpt naar betere besluitvorming en die bovendien een informatie- en inspiratiebron vormt voor alle collega’s.
 
online dashboard
 

  1. Doelstellingen bepalen

    Normaal mag je niet bij de conclusie beginnen, maar voor het maken van een dashboard is dit juist noodzakelijk. Dus eerst goed stil staan bij de basis. Welke toegevoegde waarde moet jouw organisatie hebben voor klanten? Welke doelen, onderliggende prestatie indicatoren en service level afspraken dragen hiertoe bij? Hoe concreter de gestelde doelen, hoe beter de uiteindelijke resultaten. Het dashboard moet duidelijk maken waarom je je stinkende best wilt doen om de gestelde doelen te bereiken.

  2. Relevante data verzamelen

    De volgende stap is het verzamelen van relevante data. Welke gegevens zijn er en waar zijn die te vinden? Doelen zijn divers en databases ook. Het is hierdoor vaak een uitdaging om databestanden uit verschillende systemen en van een verschillend niveau samen te brengen en met elkaar te laten communiceren. Als je gegevens uit een database haalt, moet je dan ook goed nadenken over de structuur en vorm van het gewenste eindplaatje. Vaak is het mogelijk om je dashboard rechtstreeks met bestaande systemen te verbinden.

  3. Structureren en samenvatten

    Less is more, dus kijk van tevoren goed welke informatie je écht nodig hebt en probeer deze samen te vatten. Er zijn nu eenmaal beperkingen aan de hoeveelheid gegevens die je kunt plaatsen. Een belangrijk onderdeel bij het samenstellen van de gegevens, is het bepalen van de frequentie. Draagt iets bij aan korte of langere termijndoelstellingen? Heb je een dagelijkse weergave van cijfers nodig of geeft wekelijks of maandelijks een beter beeld? Daarnaast is het over het algemeen handig om je gegevens te categoriseren.

  4. Percentages en formules instellen

    De eerste set aan gegevens is nu voorhanden en dat betekent dat je naar de berekening van percentages, ratio’s en formules gaat kijken. Hoogstwaarschijnlijk zul je een deel van je gegevens moeten bewerken om tot een leesbare weergave van de resultaten te komen. Je kunt de informatie voorafgaand aan plaatsing in het dashboard bewerken, maar als het kan liefst daarna in het dashboard zelf. Berekeningen zijn belangrijk om trends te kunnen zien en dieper op de cijfers te kunnen ingaan.

  5. Doelgroepen bepalen

    Welke informatie voor wie relevant is, is afhankelijk van taken en verantwoordelijkheden. Bepaal dus eerst je publiek en hoe vaak de informatie voor presentatie beschikbaar moet zijn. Om iedereen goed te kunnen bedienen, is er een grote kans dat je meerdere dashboards nodig hebt. Iedere collega moet kunnen zien wat nodig is om verder te kunnen komen. Voor managers vraagt dit veelal om operationele dashboards, voor adviseurs om analytische dashboards en voor teams om motiverende dashboards.

  6. De data een verhaal laten vertellen

    Dat bedacht hebbende, moeten de gegevens per dashboard nu een verhaal gaan vertellen. Dit doe je aan de hand van onder andere tijdschema’s, meters en categoriegrafieken. Je dashboard krijgt voornamelijk cijfers en zo min mogelijk tekst. De tekst is alleen bedoeld om een doel te verduidelijken of de interpretatie van de cijfers makkelijker te maken. En dan nog zo beknopt mogelijk omdat het anders de leesbaarheid van de relevante data ondermijnt.

  7. Delen, samenwerken en beveiligen

    Nu komt het leukste en niet het onbelangrijkste deel. Bedenk eerst goed wie en hoe toegang moeten krijgen tot de gegevens en het beheer ervan. Je kunt voor alle typen gebruikers aparte instellingen maken in je dashboard. Klaar om te lanceren? Dan kun je kiezen voor bijvoorbeeld updates per e-mail, management rapportages of presentaties. Vergeet niet om altijd te blijven reviewen en verbeteren. Verandering is immers de enige constante!

Vragen of tips? Laat het ons weten!
 
 
Categorie Financieel Advies