Een rapportage maken of ‘even’ in kaart brengen hoe iets loopt, lijkt vaak zo eenvoudig. Je hebt immers processen, waar iedere afdeling een eigen rol en plaats in heeft.

In de praktijk kennen echter veel mensen die processen niet. Bijvoorbeeld omdat ze verouderd, onvindbaar of onleesbaar zijn. Iedereen blijft werkzaamheden dus op de vertrouwde manier doen, waardoor je rapportage al achterhaald is voordat je deze überhaupt hebt gekregen.

Heldere en simpele processen gericht op de doelen van de organisatie, maken het werk niet alleen leuker maar ook inzichtelijker en transparanter. En dat betekent winst qua geld én energie.
 
Procesbeschrijvingen
 

Terug redeneren vanaf de klant

Je kent het wel. Manager X of directeur Y vraagt of je een even een rapportage wil maken voor een overleg. Een simpele vraag voor een rapportage, betekent echter vaak handwerk voor de mensen die input moeten leveren. En overigens blijven ook simpele zaken vaak eindeloos lang liggen.

Neem bijvoorbeeld het laten goedkeuren van een factuur. Allemaal processen die nog steeds vaak onnodig veel tijd en frustratie kosten. Maar hoe pak je dit aan? Procesbeschrijvingen zijn geen doel op zich. Bovendien gaan ze niet om doelstellingen van afdelingen. Processen zijn bedoeld om de doelstellingen van een organisatie te kunnen realiseren. Wat wil je leveren aan de klant, cliënt of patiënt? Vanaf daar ga je terug redeneren.

Kriskras samenwerken door alle niveaus

Welke stappen moet je nemen om je einddoel te bereiken? Hier zullen meestal meerdere afdelingen voor nodig zijn en meerdere tussenproducten bij komen kijken. Procesmanagement lijkt soms een toverwoord. Loopt iets niet zo lekker, dan zijn we al snel geneigd om naar de processen te kijken.

Maar wat neem je nu precies onder de loep als je naar een proces gaat kijken? Het is een omvangrijk geheel, dat bestaat uit ketens en stappen gecombineerd met rollen en handelingen. Werken met processen betekent samenwerken. Kriskras door alle niveaus heen.

Discussies over vraag en haalbaarheid vragen om gesprekspartners uit alle geledingen van de organisatie. Alleen dan weet je of het hele proces gesmeerd kan lopen.

Beperken tot de kern

Mensen trappen vaak in de valkuil om processen vooral vanuit hun eigen perspectief te benaderen. Maar meestal heb je het dan over een processtap, een onderdeel van het geheel. Een proces onder de loep nemen, levert het meeste op als je organisatie-overstijgend te werk gaat.

Werken met processen betekent dat je met elkaar moet zien te komen tot een gemeenschappelijke taal, die iedereen snapt. Loop je ergens tegenaan en wil je het proces goed onder de loep nemen? Dan besteed je aandacht aan ieders bijdrage aan het proces en de afhankelijkheden die daaraan gekoppeld zijn.

Een klantgerichte benadering betekent je beperken tot de kern. Die doelstellingen bereiken die leiden tot klanttevredenheid. Vaak zijn dat er hooguit vijf. Laten we daar maar eens mee beginnen!