Uit diverse onderzoeken blijkt dat de overgrote meerderheid van de fraudegevallen aan het licht komt door een tip. In 40% van de fraudezaken blijkt de detectie van fraude plaats te vinden via een signaal van bijvoorbeeld een medewerker, leverancier of klant. Het ligt voor de hand om dit gegeven te benutten bij de bestrijding van fraude. Ik zie af en toe organisaties daar een begin mee maken, bijvoorbeeld door een klokkenluidersregeling op te zetten. In de praktijk komt dat neer op het openen van een telefoonlijn. Vervolgens wordt de regeling eenmalig op schrift onder het personeel verspreid, en klaar is Kees. Of toch niet?

Het ontbreken van een goed ingericht meldsysteem, vormt een groot risico, dat relatief eenvoudig is op te lossen. Bij het ontbreken van een goed georganiseerd systeem van fraudedetectie kan fraude maanden, soms zelfs jaren voortduren, terwijl dit bij een goed ingerichte detectie al lang gesignaleerd zouden zijn. Bij organisaties waar geen maatregelen zijn getroffen voor het melden van tips, duurt een fraude gemiddeld 24 maanden, en bedraagt de schade gemiddeld € 150.000. Als er op dit vlak wel stappen zijn genomen, blijkt dat dit wordt gehalveerd: de fraude wordt meestal binnen een jaar ontdekt, met een gemiddelde schade van € 75.000. Gezien het feit dat veel organisaties vroeg of laat met fraude te maken krijgen, loont het dus de moeite om hier aandacht aan te besteden.

Om fraude snel aan het licht te brengen, zijn de volgende drie stappen essentieel.

Stap 1: Fraudebewustzijn

Ten eerste dient de hele organisatie over een bepaalde mate van fraudebewustzijn te beschikken. Met andere woorden, fraude moet wel als zodanig worden herkend door de medewerkers. Dat is niet zo vanzelfsprekend als het lijkt. Steeds weer blijkt het lastig te zijn om in de collega met wie je dagelijks een kop koffie drinkt of tussen de middag een boterhammetje eet, een fraudeur te herkennen, mocht hij of zij over schreef gaan. Wat je niet wil zien, zie je vaak ook niet. Daar komt bij dat (gelukkig) voor de meeste mensen geldt dat zij nooit aan fraude denken, dus ook niet alert zijn op de mogelijkheden, en daarmee de risico’s. Men heeft kortgezegd geen dirty mind als het op fraude aankomt. Dit is onder meer te ondervangen door het onderwerp op een goede manier bespreekbaar te maken bij het werkoverleg, of bij de functioneringsgesprekken.

Stap 2: Mogelijkheid en wil om fraude te melden

Een ander punt is de veiligheid voor de melder bij het melden van een misstand. Potentiële melders maken zich immers dikwijls – met goede reden – zorgen over de gevolgen van hun melding. Daar komt bij dat het er in Nederland met de paplepel wordt ingegoten dat je niet mag klikken. Veel mensen slikken nog liever hun tong in dan dat ze er melding van maken dat één van hun collega’s het met ‘mijn en dijn’ niet zo nauw neemt. Het is dus cruciaal dat er aandacht bestaat voor een cultuur waarbinnen het normaal is om je aan de regels te houden, en er een gemeenschappelijk belang bestaat voor een integere organisatie. Door een gezamenlijk beeld te creëren ‘hoe wij het hier doen’ wordt het vanzelfsprekend om misstanden aan de orde te stellen. Dat beeld moet worden uitgedragen en ondersteund door het management van de organisatie.

Stap 3: Protocol voor afhandeling fraude

De afhandeling van fraudesignalen is het derde aandachtsveld. Een automatisch gevolg van het installeren van een meldsysteem voor fraude-incidenten is immers dat er meldingen gaan ontstaan. Je zou dan het effect kunnen krijgen van een sportvisser die ineens een vis aan de haak heeft geslagen en geen idee heeft wat hij ermee aan moet. Een organisatie moet zich dus goed voorbereiden op de afhandeling van meldingen. Medewerkers hebben recht op een zorgvuldige benadering van gevoelige kwesties en op gelijke behandeling in gelijke gevallen. Daartegenover staat dat de kans op succesvolle opvolging van een daadwerkelijke fraudezaak enorm toeneemt als die afhandeling verloopt volgens een van tevoren uitgedachte route. Daarbij moet er antwoord worden gegeven op vragen als: Bij wie komende de meldingen terecht? Wie wordt er vervolgens geïnformeerd? Wanneer schakelen we een advocaat in? Gaan we zelf op onderzoek uit, of geven we dat uit handen aan een extern bureau? Hoe en wanneer melden we aan de betrokkenen dat ze onderwerp van onderzoek zijn? Welke sancties zijn van toepassing in welke situaties? Hoe zorgen we ervoor dat we lering trekken uit een incident?

Kortom, met een paar eenvoudige stappen kunnen er aanzienlijke verbeteringen worden gerealiseerd om fraude tijdig te signaleren. Als u wilt weten hoe uw organisatie ervoor staat, doe dan de gratis fraudedetectie-test die u op deze pagina kunt downloaden.

 
Categorie Organisatie Advies