Procesverbetering. Hoe beginnen we?
"Zonder goede meting ook geen procesverbetering"
Dit lijkt een overbodige kreet, maar toch staan we er niet altijd even vaak bij stil. Wat meer aandacht voor goede metingen zal zeker leiden naar goede procesverbeteringen. Immers vaak worden veel bedrijfsprocessen binnen ondernemingen al jaren op dezelfde manier uitgevoerd. Ondanks dat de onderneming goed draait is dit nog geen garantie voor blijvend succes. Door veranderende omstandigheden kunnen er in de processen en procedures toch een bepaalde vorm van inefficiëntie optreden, zonder dat die direct zichtbaar zijn in de financiële resultaten. Toch hebben vaak inefficiënte bedrijfsprocessen een verminderende of zelfs een remmende werking op de ontwikkelingen en de bedrijfsresultaten.
Als de processen niet optimaal verlopen zal het duidelijk zijn dat er verspilling van arbeid en materiaal kan optreden.
Een open blik.
Velen zullen binnen de eigen organisatie wel één of meerdere verspilling(en) herkennen. Goed naar het proces kijken is hierbij van essentieel belang, immers “wat je niet ziet, kan je ook niet meten”. Echter vaak vallen ze niet direct op, aangezien de impact per dag of eenheid laag is. Maar als het wordt doorgerekend naar een heel jaar, kan het toch aardig in de papieren lopen en praten we over aanzienlijke bedragen. Er is dus reden genoeg om de verspillingen zoveel mogelijk in kaart te brengen en over oplossingen na te denken. Door objectief en met een open blik naar de interne organisatie te kijken worden deze verspillingen zichtbaar. Door voldoende en goede metingen uit te voeren komen de verspillingen aan het licht.
De vier voorwaarden.
Om goede en betrouwbare metingen uit te voeren moet aan vier belangrijke voorwaarden worden voldaan en deze laten zich als volgt omschrijven:
- De ontwikkelaar en de uitvoerder van de metingen moeten
voldoende kennis hebben van het proces. - De metingen dienen regelmatig (liefst continu) te worden uitgevoerd, dit om verstorende invloeden van bijvoorbeeld seizoenen en/of productieruns uit te sluiten.
- Uiteraard dienen de metingen ook objectief te worden uitgevoerd. Een onjuist beeld van de gemeten waarden kan immers nooit een realistisch eindresultaat opleveren.
- De gemeten resultaten moeten ook geanalyseerd worden door mensen voldoende praktische kennis hebben van de processen.
Pas als er goede metingen en analyses zijn uitgevoerd kan er een duidelijk inzicht worden verkregen in de prestaties van de processen. Het zal duidelijk zijn dat de beslissingen die worden genomen op basis van de juiste cijfers eerder zullen leiden tot succesvolle implementatie van procesverbeteringen.
Hoe houden we het vast?
Na het implementeren van de procesverbeteringen zijn we er nog niet. We moeten er ook aan werken dat de geïmplementeerde verbeteringen worden gecontinueerd. Belangrijk is ook dat er een duidelijke terugkoppeling plaats vindt in de richting van de werkvloer Een duidelijke weergave van de voortgang van de verbeteringen hebben een motiverend effect. Vooral het maken van een vergelijking van de recent gemeten cijfers met het startpunt heeft bij verbeteringen een positieve invloed op de motivatie en inzet. Iedereen kan dan zien wat de vooruitgangen zijn en waar men het voor doet. Het alleen wijzen op de huidige cijfers en de te behalen normen kunnen juist demotiverend werken.
Hoe presenteren we de resultaten?
Bij het presenteren van de resultaten moeten we goed kijken naar de wijze van presenteren en de aansluiting bij de doelgroep van de verkregen informatie, zo zegt een grafiek vaak meer dan een tabel. Voor de ene doelgroep dienen de uitkomsten voornamelijk ter informatie en kan worden volstaan met een duidelijke grafiek. Terwijl een andere doelgr
oep meer belang hecht aan een weergave van de cijfers in tabellen. Dit geldt vooral als er op basis van de cijfers moet worden doorgerekend en de processen verder moeten worden onderworpen aan veranderingen.
De waarde van feedback.
De feedback die ontvangen wordt op de gepresenteerde cijfers is van grote waarde. De feedback zegt veel over de situatie waarin de cijfers tot stand zijn gekomen en geven veel weer over de achtergrond van het bedrijfsproces. Echter moeten we wel voorkomen dat eventuele te negatieve feedback de vervolgstappen gaan beïnvloeden. Boven alles staat dat we
moeten voorkomen dat er voor iedere afwijking ten opzichte van de norm een excuus wordt gezocht dat vervolgens zonder nuancering wordt geaccepteerd. Aan goed beargumenteerde feedback moeten we wel veel waarde hechten. Het kan immers een startpunt zijn voor een noodzakelijke aanpassing of verandering.
Het betrekken van de feedback in de veranderingsproces zal ook een positieve uitwerking hebben op de acceptatie van lopende of toekomstige procesveranderingen.
Kortom: Een organisatie die goede metingen verricht en de cijfers op orde heeft, zal sneller inspelen op situaties, wat weer rust en goede resultaten geeft in de dagelijkse bedrijfsprocessen.
Hoe goed kent u de logistieke prestaties van uw onderneming?
Een goed inzicht in de organisatie van de logistieke gerelateerde activiteiten binnen uw onderneming is van groot belang voor het leveren van goede bedrijfsprestaties.
Om te komen tot serviceverhoging en kostenbeheersing is het belangrijk dat alle onderlinge processen goed georganiseerd zijn en uiteraard ook goed op elkaar aansluiten.
Met Logis Dienstverlening ondersteun ik ondernemers bij het verbeteren van de logistieke organisatie en -prestaties. Logis Dienstverlening is gespecialiseerd in projectmanagement en logistiek advies.
Dit doe ik binnen de agribusiness, food- en logistieke sector. Voor het bereiken van een goed samenhangend advies en succesvolle procesoptimalisatie is er voldoende kennis en ervaring in huis in de vakgebieden: agrarische productie, logistiek-, marketing- en projectmanagement.
Prestaties meten zegt iets over het verleden van de opbouw van deze prestaties. Ik zie liever een prestatiesturing, zodat je gaande weg het proces de bekende vinger aan de pols houdt. Ingrijpen daar waar nodig (bijsturen) of doorsturen daar waar dat prima gaat. Wel weer in het achterhoofd houden dat elke discipline zijn bijdragende sturing doet, anders valt de keten van procesverbetering uit elkaar. Er zijn altijd diverse spanningsvelden bij prestatie management.
Je hebt zgn. leading en lagging indicatoren. De snelheidsmeter van de auto is een leading indicator en zegt niets over het verleden. Procesverbetering zonder leading indicatoren is zinloos wat het uitstekende artikel ook beamt.