werven van een nieuwe medewerkerRegelmatig krijg ik de vraag om te helpen bij het zoeken en aannemen van een nieuwe medewerker. Dat is eigenlijk een vak apart waar professionele recruiters hun tanden op stuk bijten.

Maar ik heb gemerkt dat mijn klanten baat hebben bij de volgende 5 tips. Bovendien kun je nu gratis mijn handige checklist voor het afnemen van een sollicitatiegesprek downloaden.
 

1. Benen op het bureau

Het begint allemaal met het krijgen van een goed beeld van wat je zoekt. Misschien is er iemand weggegaan maar is het verstandig niet zomaar de vrijgevallen plek op te vullen met dezelfde functie. Neem even wat tijd om met de benen op het bureau hierover na te denken. Praat erover, binnen en buiten je organisatie, om je beeld aan te scherpen.

2. Overweeg de inzet van een professionele recruiter

Een professionele recruiter kan je veel geld en tijd besparen, meer keuze en een betere kwaliteit kandidaat leveren. De leidinggevende of ondernemer gaat vaak zelf aan de slag, maar gerelateerd aan salaris of netto omzet zijn dat dure uren! Een recruiter is bovendien sneller en heeft goede vragen om het profiel scherp te stellen. Tegenwoordig is 'nethunting' bovendien erg interessant. Niet een vacature plaatsen en wachten wat er toevallig voorbij komt, maar zelf cv's zoeken op het net. Een goede internetrecruiter kan met een beperkte 'search' al aangeven of de vijver waarin je vist groot is of klein, en dus hoe je kansen liggen. Je kunt uurtje-factuurtje advies krijgen over je aanpak, een beperkte search laten doen, of een volledige opdracht geven met een fee voor als je iemand hebt aangenomen.

3. Wervingsprofiel

Ga je zelf aan de slag met de werving, dan adviseer ik een wervingsprofiel op te stellen. Dat is echt wat anders dan een functiebeschrijving. Een functiebeschrijving is vaak gortdroog en zegt niets over de organisatie en de setting waarin iemand gaat functioneren. Het wervingsprofiel werkt goed om voor jezelf je wensen aan te scherpen en een helder beeld te krijgen, en het is heel handig voor een recruiter/uitzendbureau. Last but not least is dit info die je communiceert naar eventuele geïnteresseerden, bijvoorbeeld op je website en in social media. Het is een wervingsprofiel...omdat het ook wervend moet zijn!

Een wervingsprofiel kan de volgende elementen bevatten:

  • Heldere kop 'Vacature' met de functienaam en het aantal uren
  • Smeuïge beschrijving van het bedrijf
    Maak duidelijk wat dit bedrijf aantrekkelijk maakt. Is het er informeel en gezellig? Is het nog klein en kent iedereen elkaar? Wordt iedereen enorm uitgedaagd om vernieuwend te werken? Is er een sfeer waarin de laatste snufjes en up to date technologie de boventoon voeren? Pas op voor woorden die niet zoveel zeggen (flexibel, integer, interessant). Kies voor details die het helder maken. Is je huisvesting bijzonder? Of je klanten? Zit je om inspiratie verlegen,  vraag dan aan je medewerkers wat ze het leukste vinden aan het bedrijf en vraag door tot detailniveau. Wees ook eerlijk, bijvoorbeeld 'In ons bedrijf is nog niet alles tot in de puntjes geregeld. Dat vraagt improvisatievermogen en biedt tegelijkertijd ruimte'. Dit soort teksten geven kleur aan je bedrijf in het profiel. Zie het als reclame maken voor de functie. Je wilt immers de beste kandidaten aantrekken!
    NB : In de bijlage bij de checklist (zie verder in dit blog) vind je de vragen die een werknemer die slim is zou stellen. Deze vragen kunnen je ook op ideeën brengen over wat je in je wervingsprofiel kunt zetten.
  • Veel informatie over de functie
    Keer op keer blijkt uit onderzoeken dat kandidaten veel informatie over de functie erg belangrijk vinden. Heb je een functiebeschrijving, pak die erbij. Zorg dat het in het wervingsprofiel in 'keukentafeltaal' staat. Vertel over de taken, de projecten, de samenwerking met collega's, wie wat doet, hoeveel bureauwerk in verhouding tot interne en externe communicatie etc. Een opsomming van taken kan en tegelijkertijd zou ik daar niet alleen voor kiezen. Maak ook een lekker lopend tekstje.
  • Wat zoek je in een kandidaat?
    Geef een lijstje en wees helder in wat vereist is, en wat een pre. Denk aan diploma's, talenkennis, rijbewijs, beschikbaarheid op bepaalde dagen etc (zie ook de checklist bij dit blog). Ook is een aanduiding zoals 'HBO werk- en denkniveau' soms relevant. Verder de gewenste beschikbaarheid in uren (geef eventueel een minimum en maximum, en hou in het achterhoofd dat een lager minimum kiezen een grotere vijver betekent om in te vissen) en het aandeel wat daarvan aanwezigheid op kantoor vereist. Maak helder wat de mogelijkheden voor thuiswerk zijn, en of start- en eindtijden flexibel zijn.
  • Wel of niet over arbeidsvoorwaarden?
    Mijn advies is alleen iets op te nemen over de arbeidsvoorwaarden als deze echt boven marktniveau zitten of heel bijzonder zijn. Dooddoeners als 'prima arbeidsvoorwaarden' zijn overbodig en roepen irritatie op.
  • Hoe gaat het verder?
    Geef aan wat voor reactie er moet komen (meestal brief en cv) en naar wie deze gestuurd moet worden (naam en e-mail en/of postadres). Vaak is er een voorkeur voor het ontvangen van reacties per e-mail. Of heb je een sollicitatieformulier op je website staan? Geef duidelijk aan wat je het liefste wilt en welke mogelijkheden er zijn. Vermeld waar vragen over de vacature gesteld kunnen worden (tip: alleen per e-mail). Geef ook het internetadres van het bedrijf en geef aan waar meer informatie is te vinden.
    Maak een keuze of je een eindtermijn stelt of niet. En of je al een gespreksronde hebt gepland. Ook mogelijk is: "Reacties die binnenkomen worden zo mogelijk direct opgepakt, dus wacht niet met reageren. Zolang de vacature nog op ....(URL) staat, is deze nog niet vervuld."
  • Niet vergeten
    'Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld' zet je erin om commerciële telefoontjes te voorkomen, al helpt dat maar beperkt.
    En vermeld een datum of evt meerdere data: de datum waarop de tekst is opgesteld, een datum waarop de reactietermijn sluit, een datum waarop gesprekken plaatsvinden of evt per wanneer de functie kan worden ingevuld.

4. Omgaan met de reacties

In mijn ervaring werkt het goed om snel te zijn en direct met goede reacties aan de slag te gaan. Wijs flutreacties (sollicitatieplicht?...) direct af. Stuur de tussencategorie een mailtje dat je de reactie hebt ontvangen en nog contact zult opnemen. Eventueel met daaraan een termijn (bijvoorbeeld binnen 3 weken) waarop je dat zult doen. Zorg dat je de standaardteksten/standaardmails al klaar hebt liggen op het moment dat je met je vacature naar buiten gaat.

Reageer altijd. Mensen nemen de moeite te solliciteren en verdienen dat. Dit klinkt logisch, maar soms is het gewoon erg druk en ook ik ben wel eens in de verleiding gekomen een stapel te laten liggen of onderin een la te stoppen... Denk aan het individu dat achter een brief zit en die zijn best heeft gedaan en die misschien wel elke dag de brievenbus extra checkt.

Heb je vaker vacatures en kom je best interessante kandidaten tegen, vraag dan of je iemands cv mag bewaren voor een later moment.

5. Sollicitatiegesprekken

Ik ga maar niets zeggen over testen, assessments e.d. Voor sommige organisaties is dat standaard, voor anderen ver van het bed. Sommigen geloven er heilig in, anderen niet. Er zijn bovendien erg veel verschillende methodes. Heb je interesse, dan kan je via Google genoeg hierover vinden en je breed gaan informeren.

Wat betreft het sollicitatiegesprek afnemen hou ik mezelf altijd 2 dingen voor ogen. Ten eerste dat we verschrikkelijk beïnvloedbaar zijn en dat het idee van een 'helder en objectief oordeel' een deceptie is. Roos Vonk heeft hier bijvoorbeeld beeldend over geschreven. De kans is groot dat we in de eerste halve minuut een oordeel vellen, en daarna argumenten zoeken om dit te staven.

Ten tweede hou ik voor ogen dat het niet verstandig is om het iemand in het sollicitatiegesprek vreselijk moeilijk te maken. Het werkt het beste om iemand op z'n gemak te stellen en belangstellend door te vragen. Niet vanuit een soort soft standpunt, maar omdat dit het beste werkt volgens onderzoek. Iemand laat dan meer van zichzelf zien, en dat is wat je nodig hebt.

Ik heb een checklist gemaakt voor het sollicitatiegesprek afnemen en voorbereiden

Hierin vind je een aantal zaken die je vooraf moet bedenken, handige vragen en een korte beschrijving van de STARR-methode. Dit is een methode die veel wordt gebruikt in werving en selectie land. Hierbij vraag je naar concrete situaties uit het verleden. Dit in plaats van hypothetische vragen ("Wat zou jij doen als...") waarbij de kandidaat zonder enige feitelijke grond en referentie aan zijn/haar gedrag uit het verleden kan gaan verzinnen. De STARR methode biedt meer kans op een reëel beeld over de kandidaat.

Als bijlage bij de checklist vind je de vragen die een goede sollicitant zal stellen. Niet alleen kan je je daar dan op voorbereiden, je kunt ook nadenken over welke vragen je vindt dat je sollicitant eigenlijk echt wel (uit zichzelf) zou moeten stellen in het gesprek straks. Ook kan je de vragen in de bijlage gebruiken voor het bovenhalen van informatie die je kunt gebruiken bij het wervingsprofiel.

Klik hier voor het opvragen van de gratis checklist

//

Tot slot nog 2 tips voor het afnemen van een sollicitatiegesprek

Ten eerste:  vraag door op woorden als 'leuk' die positief zijn maar erg veel ruimte laten voor interpretatie. Bijvoorbeeld als de kandidaat zegt : "Dat project vond ik wel leuk" vraag je door "Ok, wat vond je er vooral leuk aan?" Zo krijg je meer details op tafel die een beter beeld geven.

Ten tweede: kies bij voorkeur voor het houden van 2 rondes, met verschillende mensen. Heb je in ieder geval meerdere subjectieve oordelen. En je hebt de kans om een twijfelpuntje uit de eerste ronde meer uit te vragen. Daarna komt pas het gesprek over de arbeidsvoorwaarden, of je kan direct een aanbod per mail of telefoon doen.

Succes!

Cora Hagen
www.simpelhr.nl

HR manager & teamcoach voor het MKB

 
Categorie Organisatie Advies