Was sind die sechs Voraussetzungen zur Gestaltung eines Kongresses?
Sie haben vor, einen erfolgreichen Kongress oder eine erfolgreiche Tagung zu organisieren. Worauf sollten Sie dabei unbedingt achten? Hier lesen Sie die sechs wichtigsten Voraussetzungen:
- Bestimmen Sie Ihre Zielsetzungen
Warum organisieren Sie eigentlich einen Kongress? Achten Sie darauf, dass Ihre gestellten Ziele gut messbar sind.
- Prüfen Sie den Bedarf für Ihre Tagungen
Was ist Ihre Zielgruppe und warum sollte diese Ihren Kongress besuchen? Wie viele Teilnehmer erwarten Sie?
- Beginnen Sie zeitig mit der Vorbereitung
6 bis 8 Monate Vorbereitungszeit sind mindestens notwendig. Ansonsten wird es schwierig, die gewünschten Redner zu buchen. Außerdem sollten Sie frühzeitig einen Saal mieten.
- Wählen Sie einen geeigneten Tagungsort
Die Lokalität hat einen großen Einfluss auf die Wirkung Ihres Kongresses.
- Sorgen Sie für organisatorische Unterstützung
Am ersten Kongresstag sollte alles tipptopp in Ordnung sein.
- Evaluieren Sie Ihren Kongress
Eine Auswertung wird oft vergessen, obwohl sie für neue Kongresse unentbehrlich ist.
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Was sind die sechs Voraussetzungen zur Gestaltung eines Kongresses?
An Kongressen und Tagungen mangelt es in Deutschland nicht. Weltweit sind wir bei firmenunabhängigen Tagungen unter den Top 10 vertreten und die Eventlocation Berlin belegt bei Firmentagungen einen Spitzenplatz. Kongressorganisation bietet deshalb viele Chancen, aber man muss auch mit harter Konkurrenz rechnen. In diesem Artikel lesen Sie, welche Grundbedingungen ein guter Kongress erfüllen sollte.
Was ist das Ziel Ihres Kongresses? (Ziel)
Einen Kongress zu organisieren, ist nicht gerade eine billige Angelegenheit. Neben den Kosten für die Redner und dem
Tagungsort ist die Zeit, die Sie hineinstecken, wahrscheinlich die größte Investition. Seien Sie sich deshalb darüber im Klaren, welches Ziel Sie mit der Organisation einer bestimmten Tagung erreichen wollen. Denken Sie darüber nach, wie Sie die Zielsetzungen im Nachhinein messbar und überprüfbar machen können. Beispiele dazu sind:
Einen kommerziell erfolgreichen Kongress organisieren
Sie wissen genau, was zur jeweiligen Zielgruppe passt und welche Redner man einladen sollte. Mit den Teilnahmegebühren können Sie einen hohen Gewinn erzielen, wenn Sie einen raffinierten Marketingplan und einen zentralen Tagungsort (zum Beispiel Veranstaltungsräume Düsseldorf) anbieten.
Ansehen in Ihrem Fachgebiet erwerben
Bei einer Marktforschung könnte sich herausstellen, dass Ihre Zielgruppe nicht ausreichend mit Ihrer Firma oder Firmenphilosophie vertraut ist. Ein erfolgreicher Kongress kann Ihr Ansehen innerhalb eines Fachgebietes oder einer Branche vergrößern.
Einen Informationsaustausch oder Kampagnen ermöglichen
Nicht jeder Anbieter veranstaltet einen Kongress mit kommerziellen Zielsetzungen. Vielleicht möchten Sie einen Informationsaustausch zwischen Experten oder eine Kampagne für ein bestimmtes Ziel ermöglichen. Denken Sie vorher gut darüber nach, wie Sie diese Zielsetzungen messen können.
Gibt es Bedarf für Ihre Veranstaltung?
Gibt es bereits einen Kongress oder eine Veranstaltung mit dem gleichen Thema? Wenn ja, was wollen Sie anders machen?
Es wäre eine gute Idee Ihre Zielgruppe von Anfang an in die Kongressgestaltung miteinzubeziehen. Fragen Sie zum Beispiel über die Sozialen Medien nach, welche Probleme am häufigsten in Ihrem Fachgebiet oder in Ihrer Branche auftreten. Welche Veränderungen haben Ihre Geschäftspartner im letzten Jahr konstatiert? (Dringlichkeit). Welche Personen betrachten sie als Inspirationsquelle? (Redner). Beziehen Sie die Meinungen einer aktiven Resonanzgruppe ein.
Für viele Besucher ist die Erweiterung ihres Netzwerkes der wichtigste Aspekt bei einer Tagungsteilnahme. Denken Sie darüber nach, wie Sie eine abwechslungsreiche Gästeliste aufstellen können und einen Kongressort wählen, der schnelles, gegenseitiges Kennenlernen ermöglicht.
Fangen Sie zeitig mit der Vorbereitung an? (Timing)
Wenn man einen Kongress nicht gründlich vorbereitet, nutzen einem die besten Ideen nichts.
Eine gute Richtlinie ist es mindestens 8 Monate vor dem gewünschten Kongressdatum mit der Planung anzufangen. Dann können Sie nämlich sichergehen, dass die besten Redner und Tagungsorte noch nicht vergeben sind. Außerdem haben Sie dann immer noch genügend Zeit für einen Plan B.
Haben Sie den richtigen Tagungsort gefunden? (Ort)
Mit einem guten Tagungsort steht oder fällt jeder Kongress. Ein paar Dinge sollte man hier bedenken:
- Ist der Ort für Ihre Zielgruppe gut zu erreichen? (Erwarten Sie zum Beispiel viele Besucher, dann eignet sich ein Konferenzzentrum mit guten Parkmöglichkeiten wie zum Beispiel bei den Veranstaltungsräumen Düsseldorf am besten).
- Können die Gäste eventuell in der Nähe übernachten?
- Wie viele Übernachtungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung?
- Ist Personal für technische und organisatorische Unterstützung anwesend?
- Ist am Veranstaltungsort Catering vorhanden?
Achten Sie darauf, dass die Ausstrahlung des Ortes zu Ihrer Zielgruppe passt.
Wer organisiert den Kongress? (Team)
Es kostet viel Zeit einen Kongress zu organisieren. Versuchen Sie gut zwischen sachbezogenen Aufgaben (Zielsetzungen, Recherche zur Zielgruppe, Bestimmung von Themen und Sprechern) und organisatorischen Aufgaben (Gestaltung der Website, Besucherregistrierung, Catering, Technik usw.) zu unterscheiden. Ist Ihr Honorar relativ hoch oder haben Sie in Bezug auf Kongressorganisationen wenig Erfahrung, dann wäre es ratsam, professionelle Unterstützung für organisatorische Aufgaben in Anspruch zu nehmen.
An manchen Kongressorten wird diese organisatorische Unterstützung auch angeboten. Dadurch sparen Sie Zeit, denn Sie sind auf weniger Verhandlungspartner angewiesen.
Wie evaluieren Sie den Kongress? (Feedback)
Leider werden Evaluationen oft vernachlässigt, sie sind aber wertvoll für die Organisation zukünftiger Kongresse. Führen Sie sowohl eine interne Evaluation mit Ihrem Team durch (zum Beispiel über die Planung und die organisatorischen Aspekte) als auch eine externe Evaluation mit den Kongressbesuchern. Wenn Sie sich im Voraus (sachbezogene) Ziele gestellt haben, können Sie diese auch in einer Umfrage messen.
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