Jeroen Seijsener is in 2009 gestart met zijn Kubus vestiging in Apeldoorn. Kubus is een coöperatie, bestaande uit samenwerkende administratiekantoren, belastingadviseurs, bedrijfsadviseurs, specialisten en accountants. De organisatie heeft 101 vestigingen in Nederland en biedt dan ook een one-shop-stopping-kanaal aan haar klanten aan. Dit is ook zeker waar Jeroen achterstaat: optimaal fiscaal advies en efficiëntie en daarom was opzoek naar een totaaloplossing.

Waarom hebben jullie voor Yuki gekozen?

Ik was al tijden opzoek naar een totaaloplossing voor mijn klanten, waarbij automatisering en het faciliteren van goede dienstverlening centraal staat. Yuki biedt mij dit aan: scan en herken, communicatietool met de klanten en de mogelijkheid tot koppelen met externe pakketten voor bijv. rapportages. Ik heb in 2016 besloten om met Yuki te starten. Met Yuki kunnen wij 24 uur per dag een administratie bijwerken, daardoor heeft de klant veel sneller inzicht in de resultaten van zijn onderneming. Bovendien heeft de klant zelf toegang heeft tot zijn administratie in Yuki. Ook kan er per journaalpost een vraag worden gesteld aan de klant, waardoor we de vraagposten sneller wegwerken. Met Yuki hebben we zeker 50% tijdwinst geboekt. Dit komt mede door een aantal aspecten in Yuki, zoals de zoekmogelijkheid, die het verwerken en controleren vergemakkelijken en versnellen.

Wat is de impact van Yuki op je dienstverlening richting ondernemers en je interne organisatie?

Bij nieuwe klanten heb je direct een goed verhaal. Je hebt namelijk de gehele administratie digitaal, het aanleveren is ideaal: scannen, mailen uploaden of via dropbox. Het enige wat we moeten regelen is bankkoppeling. Ook hebben we een deel van de bestaande klanten overgezet op Yuki.
Waar onze klanten aan moesten wennen is de directe communicatie. We stellen via Yuki regelmatig vragen aan de klant. Zeker in het begin krijgen wij als reactie dat het op spammen lijkt. Na twee keer valt het kwartje bij de klant dat ze sneller en zorgvuldiger moeten aanleveren. Deze vorm van directe communicatie maakt de lijntjes zoveel korter. Wat klanten ook prettig vinden is dat zij direct inzicht hebben in hun cijfers. Wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe salarisstrook, BTW-aangifte of loonaangifte klaarstaat ontvangen ze daarover direct via Yuki bericht. De klant weet gewoon gister aangeleverd, vandaag de BTW-aangifte en klaar. Voor ons personeel is het daarnaast heel duidelijk, want ze weten precies wat hun workload is. Je kan namelijk over domeinen heen kijken en heel makkelijk zien wat er nog gedaan moet worden.

Welke koppelingen gebruiken jullie?

De belangrijkste koppelingen waar wij gebruik van maken is Nmbrs en daarnaast InvoiceSharing. Ideaal, want facturen van klanten worden bij de leveranciers opgehaald en automatisch verwerkt. Door de koppeling met Nmbrs is het mogelijk de loonstroken, journaalposten en loonaagifte uit Nmbrs te halen en deze automatisch in Yuki te plaatsen. Voorheen was deze koppeling er niet en moest je een loonjournaalpost handmatig inboeken. Voordeel van Yuki is dat de loonjournaalposten salarisstrook en de loonaangifte in Yuki staan en daardoor heb je de rekening courant positie per medewerker. Dit maakt het zoveel meer inzichtelijk. Je ziet direct of er te veel of te weinig uitbetaald is en bij welke medewerker dat is.

Welk advies heb je voor andere kantoren die overwegen te starten met Yuki?

Klanten overzetten naar Yuki is heel simpel. De beginbalans er goed inzetten en je kan beginnen. Yuki is echt een totaaloplossing; alles inzichtelijk, gebruiksvriendelijk en directe communicatie met de klant. Kortom, met Yuki starten is heel eenvoudig. Een domein aanmaken, scannen, mailen en klaar. Ik ben heel enthousiast over Yuki, maar dat is niet zo moeilijk!

Jildou de Vries, Yuki