boekhoudprogrammaAls kleine ondernemer is het nog wel te doen om facturen bij te houden in Excel, maar wat als het bedrijf groeit? Een grote kans dat je aan het einde van het jaar in de problemen komt doordat je bepaalde facturen niet meer terug kan vinden, moeite hebt met het inboeken van inkopen of niet snel kan berekenen wat je omzet en winst geweest is het afgelopen jaar.

Dan ben je toe aan een goed boekhoudprogramma. Er is tegenwoordig een breed aanbod van allerlei programma’s die zelfs per maand te huur zijn. De programma’s verschillen fors op gebied van functionaliteit, gebruiksgemak en uiteraard de prijzen. Een eisenlijst is dan een welkome manier om een goed boekhoudprogramma te kiezen.

Wat zijn de eisen aan een goed boekhoudprogramma?

Ondernemers kiezen niet zomaar een boekhoudprogramma, maar doen liefst van tevoren uitgebreid onderzoek tussen de verschillende opties. Er zijn veel boekhoudprogramma’s om te kiezen dus is het vaak lastig een weloverwogen keuze te maken. Een aantal zaken zijn belangrijk bij het maken van een juiste keuze. Zo moet het programma snel in te stellen zijn, moet je weten welke opties je minimaal wilt kunnen gebruiken en moet het programma duidelijk zijn. Ook bespaart een goed boekhoudprogramma altijd tijd en de tijdsbesparing moet opwegen tegen de kosten (per maand) voor het gebruik van het programma.

Snel instellen

Een ondernemer wil zich zoveel mogelijk bezighouden met het uitoefenen van zijn vak en zo min mogelijk met het doen van de boekhouding. Veel van de ondernemers vinden de boekhouding een vervelend werk. Zelfs als je een boekhouder in de arm neemt, moet je nog zaken zelf vastleggen. Dus is het belangrijk dat je een programma vindt waarmee je eenvoudig van start kunt. Zoek daarom een programma dat eenvoudig te leren is.

Opties die ik echt wil gebruiken

Maak eerst voor jezelf eens duidelijk wat een goed boekhoudprogramma minimaal moet kunnen. Denk dan aan het maken van een factuur, het inboeken van inkopen inzicht in openstaande facturen. Toch heb je daar niet meteen een boekhoudprogramma voor nodig; veel facturatieprogramma’s kunnen dit ook.

Wat het verschil maakt zijn de andere mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld een urenregistratie of rittenregistratie. Of inzicht in de onderneming, zoals het automatisch opmaken van de balans, jaarrekening of het invullen van de omzetbelasting.

Denk ook na over of de software niet te veel mogelijkheden biedt. Een zzp’er heeft minder functies nodig dan een bedrijf in het midden- en kleinbedrijf. Anders betaal je mogelijk ook voor opties die je nooit gaat gebruiken.

Duidelijkheid

Een ondernemer wil zich bezighouden met zijn eigen vak en is geen boekhouder. Daarom is het belangrijk te kiezen voor duidelijke software. De meeste boekhoudprogramma’s zijn inmiddels zo aangepast, dat het ook voor de beginnende ondernemer prima te gebruiken valt. Sommige programma’s zijn nog wel een stuk formeler, waardoor je ook te maken krijgt met meer vakjargon. We raden dus aan van tevoren wat screenshots of video’s van het programma te bekijken.

Hoeveel tijd kan ik besparen?

Met een goed boekhoudprogramma kun je tijd besparen. Daarom kun je het beste kiezen voor een programma die veel zaken al uit handen neemt. Denk bijvoorbeeld aan een automatische koppeling met je bank, het automatisch vinden van bedrijfsgegevens, kilometer berekeningen of het genereren van een BTW-aangifte en deze meteen doorsturen naar de Belastingdienst. De meeste boekhoudprogramma’s hebben deze mogelijkheden inmiddels.

Wat zijn de kosten?

Ieder boekhoudprogramma heeft zijn eigen prijs. Veel programma’s bieden een vriendelijk tarief zodat je ook als startende ondernemer snel uit de voeten kan. Een goed boekhoudprogramma kost tussen de 10 tot 20 euro per maand, exclusief btw. Soms kun je de functies nog verder uitbreiden tegen een meerprijs. Bij een volledig functioneel pakket betaal je tussen de 30 en 40 euro per maand. Toch zijn die kosten de de tijdsbesparing vaak waard.

Waarom je een boekhoudprogramma wil kiezen

Je kiest vooral een boekhoudprogramma als je meer overzicht wilt in je financiën en minder tijd wilt kwijt zijn aan het doen van de administratie. In grote lijnen kunnen de meeste programma’s hetzelfde, maar het is dan belangrijk een keuze te maken aan de hand van functionaliteit, ontwerp en eventueel vakjargon. Veel programma’s hebben een gratis proefperiode, waardoor je deze rustig kunt uitproberen.