De irritatie vliegt naar mijn nekharen. Ik ben in gesprek met Jochem, een traditionele accountant. Hij ziet er vlot uit, is bekwaam, maar blijkt geen greintje flexibiliteit te hebben voor het gebruik van boekhoudprogramma’s. “Nee hoor, we kunnen echt alle boekhoudsoftware aan. Het maakt ons niets uit, maar onze voorkeur is wel Exact Online.”

Hoopvol zou je denken, totdat een opsomming komt wat er mankeert aan andere boekhoudprogramma’s. Vooral het beklag dat het hun te veel tijd kost. Ik voel gekreun bij hem. Ik ben dan ook verrast en denk bij mezelf: Uh, zijn accountants/boekhouders doemdenkers, die per definitie grote beren op de weg zien? Denken in onmogelijkheden in plaats van mogelijkheden?

Boekhoudprogramma vergelijken - Wie kiest: jij of je accountant?

Soms moet je een doemdenker zijn

Af en toe betrap ik mezelf er ook op dat ik tijdens een gesprek, waarin ik de andere kant van de medaille laat zien, ook iets te veel de negatieve kanten belicht. Maar dan is de ondernemer meestal te positief ingesteld, te creatief en te rooskleurig.

Heb je wel creatief naar een oplossing gezocht?  

Ik maak een subtiele opmerking naar Jochem: “Het werkt meestal wel, het moderne online boekhouden, maar je mag soms naar een creatieve oplossing zoeken.” Mijn gedachten over hem zijn anders, want de vraag is of men het zo complex moet maken voor een kleine onderneming. Zij functioneren anders dan een grote mkb’er. Projecteer zware accountantscontroles nooit op hen. Wees nooit vromer dan de Paus, dus de Belastingdienst. Ik vermijd schoppen naar een ander, het ontkracht mezelf en de ander, maar vandaag wil ik even wijzen. Ik werd namelijk tijdens het gesprek door de accountant Jochem in een vervelend, ouderwets hokje gestopt en daar houd ik niet zo van.

Keurslijf ongewenst

Wij ondernemers zijn er een kei in om links- of rechtsom een oplossing te vinden. Laaghangend fruit plukken is mijn motto. Dat moet wel, want snelheid van ondernemen is van belang. Tijd is een kostbare bron. Te lange to-do-lijstjes staan in de weg om de boekhouding te doen. En als het online boekhouden proces in het keurslijf van accountant of boekhouder moet passen, dan zijn de rapen gaar.

Uitbesteden kost nog steeds tijd

Ook als je je boekhouding uitbesteedt, dan mag je nog steeds zelf een verkoopfactuur maken. Of de juiste info/data verstrekken. Tja, dan ben je langer bezig dan de factuur zelf maken. Verder mag je nog steeds alle inkoopfacturen en bonnetjes doorgeven. Regelmatig super tijdrovend en menig zondagmiddag wordt hieraan besteed. Of je bent je medewerker een dagje kwijt voor andere ondernemerszaken. Vooral als de traditionele accountant eist het te ontvangen in een fysieke dossiermap. Ja, ze zijn er nog, waanzinnig.

Een paar van mijn klanten levert ook een fysieke map met papieren aan, omdat ze het prettig vinden. Prima, maar het is geen moetje. Ik pas me aan tot op zekere hoogte aan de ondernemer zijn vaardigheden, zijn wensen en gewoonten.

Onvermogen staat in de weg

Deze aanpak heeft ook zijn keerzijde. Het onvermogen van de ondernemer kan zorgen voor onnodig veel administratie door verkeerde werkprocessen. Ja, zelfs een zzp’er heeft een werkproces voor de financiële administratie. Het systeem van werken van de ondernemer of zijn medewerker kan chaotisch zijn. Wees eens eerlijk tegen jezelf; hoe vaak kom je hetzelfde bonnetje tegen of laat je het door je handen gaan? Of waar zijn al die mails met facturen in de bijlage? Misschien in een mailmapje, maar laad jij ze dan een voor een in een on-cloud omgeving? Dat kan echt anders.

Tijd voor een dieet

Af en toe krijg ik te horen: “Elma, ik ben zo druk geweest. Ik heb de facturen in de kast gegooid en die heb ik nooit meer open gedaan. Ik weet het, het is een puinhoop.” Het is dan tijd voor een advies waar de oren voor openstaan. De pijn bij de ondernemer is dan pas zo groot om eindelijk te stoppen met de chaotische aanpak. Het is tijd om te kijken wat de beste oplossing is.

Een menselijk proces, want ik ben ook niet vromer dan de Paus. Ik ben soms ook langzaam met het doorvoeren van een slimmer administratieproces. Ik moet dan mijn gewoonten aanpassen. Het is als de afslankpogingen; je neemt het je voor, maar je doet niets of je geeft jezelf telkens over aan de verleidingen van de gezellige eet- en drinkmomentjes.

Ondanks dat ben ik altijd op zoek naar die glimlach dat een ondernemer tegen mij zegt: “Ik ga het boekhouden bijna leuk vinden. Fijn de financiële inzichten. Het helpt mijn bedrijf verder te groeien.”

Hoe los je het het beste op?

Wat voor jou de beste oplossing is, is trouwens persoonlijk en afhankelijk van het type bedrijf. Dat is de reden dat we een boekhoudsoftware vergelijkingstool hebben gemaakt. Jij kan aangeven wat je belangrijk vindt en wij laten zien welke software past bij jouw bedrijf. Je bent namelijk de baas over je onderneming en niet je accountant. Als ondernemer bepaalt hoe je je boekhoudingsproces het beste inricht, dus met welk boekhoudprogramma. Neem de controle (terug) in jouw handen en skip je administratie. Wees weer baas over je bedrijf. Start met de  boekhoudprogramma vergelijkingstool.