Stafford Beer (1978, 1979, 1981, 1985) heeft een model voor vitale systemen ontwikkeld (Viable System Model) dat beschrijft hoe een systeem acteert in een omgeving waarin de complexiteit toeneemt. Dit model is voor de 21e eeuwse context verder uitgewerkt door Malik.
 

Zorgprofessionals geconfronteerd met toenemende variëteit

Toenemende variëteit leidt tot een andere invulling van de interactie tussen cliënt en professional. Daarbij speelt dat voor de cliënt de regie op de eigen wensen tot vermindering van variëteit leidt. Voor de professional (zorgorganisatie) gaat het echter juist om toenemende variëteit.

In de huidige werkpraktijk is het niet mogelijk om aan alle wensen van cliënten tegemoet te komen. Om die reden dempen organisaties vaak de verwachtingen van cliënten en versterken ze de eigen mogelijkheden. Tegelijkertijd streeft het systeem naar evenwicht. Dit evenwicht kan worden bereikt door de variëteit te beïnvloeden. De enige manier om tot een evenwicht in een systeem te komen is de variëteit die vanuit de omgeving (de vragen van klanten) ontstaat, op te vangen (Beer noemt dat absorberen) met variëteit die door het systeem zelf kan worden opgebracht.

Hoe om te gaan met de toenemende variëteit

Vaak gebeurt dit door de variëteit uit de omgeving te dempen en de variëteit die het systeem kan opbrengen te versterken. De vraag uit de omgeving is immers vaak zo divers en gevarieerd, dat het onmogelijk is om op alle varianten in de vraag in te gaan. Door het aanbod vanuit het systeem te versterken kan er toch een bepaalde mate van evenwicht ontstaan. In de casuïstiek lichten wij dit verder toe. In ander woorden dempen is gericht op het wegnemen van verstoringen (zowel extern als intern). En versterken is gericht op het vergroten van je regelvermogen om te kunnen omgaan met de mogelijke verstoringen (zowel extern als intern).

De juiste systeemstructuur balanceert vraag en aanbod

In een systeem is evenwicht een belangrijke factor. Het systeem streeft naar een, veelal dynamisch, evenwicht tussen onderdelen in het systeem en daarmee tot een evenwicht in het systeem. Omdat er meer variëteit vanuit de omgeving in het systeem landt, zal ook het systeem meer variëteit moeten realiseren. Die variëteit kan horizontaal zijn, maar ook verticaal ontstaan. Horizontale variëteit kan toenemen door bijvoorbeeld de regelruimte van de professionals te vergroten. Verticale variëteit kan toenemen door bijvoorbeeld andere roosters toe te staan (die meer variëteit bieden voor eigen roostering), ruimte geven aan een portfolio van werkzaamheden (op basis van ruimere spelregels), meer samenwerking te stimuleren tussen onderdelen in de organisatie, minder beperking op te leggen vanuit de begrenzing van het systeem (bijvoorbeeld ook welzijn en niet alleen zorg). Omgaan met variëteit op horizontaal niveau wordt uiteindelijk beperkt door institutionele samenhang.

Het vinden van de juiste systeemstructuur

De manier waarop systemen omgaan met variëteit en tot evenwicht komen typeert een systeem. Zo zijn er systemen waarin het senior management  als reactie op variëteit van de vraag uit de omgeving regels en richtlijnen doorvoeren om met die (variërende) vraag om te gaan. Andere systemen kiezen meer voor het vergroten van de reactie mogelijkheden van professionals om te reageren op de variëteit vanuit de omgeving.

Het beheersen van variëteit wordt bepaald door de systeemstructuur: een systeem gedraagt zich zoals de structuur het mogelijk maakt zich te gedragen. Een zelforganiserend systeem beperkt zichzelf bij het beïnvloeden van de horizontale activiteiten. De autonomie van een bepaald autonoom subsysteem kent hiermee een garantie van het hogere systeemniveau. De reductie van gedragsvariëteit is hiermee zowel inperkend als ondersteunend. Het complexiteitsniveau van een organisatie kan worden vergroot door de gedragsregels abstracter te formuleren. Centraal staat effectief met elkaar omgaan met inzicht in ieders (systeem)positie.

 

Literatuur

Beer, Stafford,. (1978). Platform for change. Chichester, John Wiley and Sons

Beer, S. (1979). The heart of the enterprise. Chichester, Engeland: John Wiley & Sons Ltd.

Beer, S. (1981). Brain of the firm 2nd edition. Chichester, Engeland: John Wiley & Sons Ltd.

Beer, S. (1985). Diagnosing the system for organizations. Chichester, Engeland: John Wiley & Sons Ltd.

Malik, F. (2016). Strategy for managing complex systems. A contribution to management cybernetics for evolutionary systems. Frankfurt/New York: Campus Verlag

Woldendorp, H. en A. Jeninga. (2018). Organisaties ontwarren. Systemisch kijken, denken en doen binnen de gezondheidszorg. Amsterdam: SWP