De winnende offerte schrijven!

Stelt je je de beoordelaar van uw aanbieding voor om 16:00 ’s middags. Hij heeft al zeven aanbiedingen beoordeeld en hij moet er nog drie. Hij begint vermoeid te raken en ook wat verveeld. De aanbiedingen verschillen niet zo heel veel van elkaar. De essentie is overal toch ongeveer hetzelfde. Nog 3 te gaan. Hij kijkt op zijn horloge.

Hij leest de eerste twee pagina’s van de volgende aanbieding en hij heeft gelijk al het gevoel dat ook dit niets bijzonders is. Snel bladert hij verder en scant de volgende pagina’s. Hij ziet een plaatje dat wat knullig uit Powerpoint is gekopieerd, de teksten lopen uit de blokpijlen. Even verderop ziet hij een lelijke spelfout. De teksten zijn in een formele, indirecte en slaapverwekkende stijl geschreven. Elke keer als er een nieuwe activiteit wordt genoemd, vraagt hij zich af wie dat dan gaat doen en wie er verantwoordelijkheid voor neemt. In feite ziet hij alleen nog maar bevestiging van het gevoel dat hij had na het lezen van de eerste pagina. Vluchtig zoekt hij naar de prijs, ziet dat die wat aan de hoge kant is en legt de aanbieding aan de kant. Hoewel de aanbieder een lijvig document van 63 pagina’s heeft gemaakt, legt de beoordelaar hem terzijde op basis van het lezen van een pagina of vijf.

De voorlaatste aanbieding ziet er ineens verrassend verzorgd uit. Het hele stuk beslaat maar 18 pagina’s. In tegenstelling tot alle voorgaande aanbiedingen ziet hij al in de eerste alinea wat de essentie is van de aanbieding, waarin die zich onderscheidt en wat de voordelen zijn. De taal is direct en beknopt. Alles wat er echt toe doet, is geïllustreerd met duidelijke schema’s en foto’s. Bij ieder plaatje staat een uitgebreid onderschrift. Nieuwsgierig bladert hij verder en leest de onderschriften bij de plaatjes. Her en der staat er ook een stuk tekst in een gekleurd kader. Ook die teksten leest hij met interesse. Voor hij het weet is hij op de prijspagina beland. De prijs is zelfs nog iets hoger dan die van de vorige aanbieding, maar nu heeft hij het gevoel dat de kwaliteit daar tegenop weegt.

De les die je hieruit kunt leren is dat een beoordelaar vrijwel direct al een gevoel heeft over de kwaliteit van een aanbieding. En psychologisch werkt het dan zo, dat hem in de rest van het stuk altijd juist die elementen opvallen, die dat oorspronkelijke gevoel versterken.

Winnend schrijven

Wat moet je dus doen om een winnende offerte te schrijven?

• Begin direct met de onderscheidende kenmerken van jouw aanbieding. Wat voor resultaten kan hij verwachten en wat heeft hij daaraan? Zorg dat de beoordelaar direct een goed gevoel heeft. Als hij verder leest vindt hij steeds meer bevestiging voor dat goede gevoel en juist de positieve aspecten van jouw aanbieding vallen hem op.
• Relateer resultaten en voordelen aan de doelstellingen van de klant.
• Vertel hoe je bij dit soort projecten met jouw aanpak succesvol bent geweest voor andere klanten. Hoe je binnen tijd en budget bent gebleven en hoe je risico’s hebt gepareerd.
• Vertel waarom de klant jou zou moeten kiezen.
• Als je verder schrijft, maak het de beoordelaar van jouw offerte dan zo makkelijk mogelijk om punten te scoren. Verwijs naar de eisen/wensen in de offerteaanvraag.
• Hanteer in je offerte de volgorde van het aanbestedingsdocument. Soms is dat wat onlogisch voor je verhaal en lijkt er minder samenhang te zijn. Maar je maakt het voor de beoordelaar wel heel gemakkelijk om alle eisen en wensen af te vinken.
• Als je ervoor kiest om een eigen volgorde te kiezen zodat het een goed lopend verhaal wordt, voeg dan een referentietabel toe, waarin je alle eisen en wensen opneemt en de bladzijde/paragraaf waarin op die eis of wens wordt ingegaan.
• Verwijs niet naar passages binnen je eigen document. Daarmee dwing je de beoordelaar om terug te bladeren en raakt hij uit de flow. Herhaal liever de kernboodschap van die passage.
• Maak slim gebruik van plaatjes en schema’s. Dit zijn elementen die direct de aandacht trekken. Maak daarvan gebruik door onder die plaatjes belangrijke en overtuigende boodschappen te zetten, die de beoordelaar een goed gevoel geven over de aanbieding.
• Schrijf helder, actief en direct. Maak duidelijk wie wat doet of waarvoor verantwoordelijk is. Vermijd ouderwetse en deftige uitdrukkingen, varieer de lengte van de zinnen maar hou ze eenvoudig.
• Lever bewijs voor het succes van jouw aanpak of product. Liefst kwantitatief. Als je het al vaker hebt gedaan, hoe vaak dan? En hoe werd dat door je klant gewaardeerd?
• Beknibbel niet op het uiterlijk van je offerte. Gebruik een goede kwaliteit papier. Zorg voor een perfecte opmaak, check de paginanummering en de inhoudsopgave, laat iemand anders de offerte nog eens secuur doorlezen op spelfouten, stijlfouten en ongrammaticale zinnen.

 
 
 
Categorie Financieel Advies