Het stappenplan om je facturatie te automatiseren

Stap 1: Factureer online

Je factuur maken met Excel of Word is niet meer van deze tijd. Het kost namelijk veel tijd en energie, omdat je alles handmatig moet verwerken. Wanneer je je facturatie wilt laten automatiseren is de eerste stap over te stappen naar online facturatie (wanneer je dit nog niet hebt gedaan). Er zijn namelijk veel facturatie programma’s waarmee je heel eenvoudig een professionele digitale factuur mee kunt maken. Reden genoeg dus om een online factuur programma te gebruiken.

Stap 2: Kies een geschikt software programma

Wil je een online factuur maken? Met een facturatie programma heb je binnen een handomdraai een factuur opgesteld. Er is een groot aanbod aan verschillende facturatie programma’s. Maar hoe maak je de keuze of een facturatie programma ook het beste bij jouw situatie past? Gelukkig bestaan er mensen die dit voorwerk al voor je hebben gedaan. Bij deze bedrijven kun je eenvoudig en snel software vergelijken, zodat je op deze manier de beste keuze te maken.

Stap 3: Automatiseer je factuurinvoer

Wil je je facturatie laten efficiënt laten automatiseren? Automatiseer dan ook je factuurinvoer. Dit kan met online facturatie software. Door je factuurinvoer te laten automatiseren heb je sneller facturen aangemaakt, sneller een factuur online versturen en heb je uiteindelijk ook sneller je betalingen binnen.

Stap 4: Pas factuurmatching toe

Door facturen te matchen met orders of betalingsplannen, automatiseer je het proces voor aanzienlijke kostenbesparing en kortere factuurdoorlooptijden. Met factuurmatching wordt de procedure zoveel mogelijk geautomatiseerd door de facturen op kop- en regelniveau met factuurplannen, orders, contracten of ontvangstbevestigingen te matchen. Door matching toe te passen resulteert het uiteindelijk in een grotere efficiëntie en besparingen, doordat er automatisch boekingen worden voorgesteld en workflows worden gestart. Hiermee wordt de crediteurenadministratie zo min mogelijk belast.

Stap 5: Koppel je factuurprogramma aan andere systemen

Om het facturatie proces nog sneller te laten verlopen en automatiseren, kun je je facturatie software koppelen aan andere systemen. Je kunt je factuurprogramma bijvoorbeeld koppelen aan een boekhoudpakket, urenregistratiesoftware of ERP pakket. Er is zelfs facturatie software, die door de koppeling contactgegevens en bedrijfsinformatie kunnen uitlezen uit de database van de Kamer van Koophandel. Erg praktisch om dit koppelen, aangezien het samenvoegen van deze programma’s een hoop extra handelingen en tijd bespaart.

Gratis software proberen

Tot slot, mocht je nog twijfelen of je wel online wil factureren of weet je niet welk facturatie software het beste bij je past? Dan heb je bij verschillende software aanbieders de mogelijkheid om het programma tijdelijk gratis uit te proberen voordat je een abonnement afsluit. De meeste factuur software aanbieders bieden daarom een proefperiode van 15 tot 30 dagen aan om de software gratis te testen. Op deze manier kun je snel te weten komen welk facturatie software pakket het beste bij jouw situatie past.

Verwante artikelen:

Categorie Financieel Advies