‘Without data, you're just another person with an opinion’. (W. Edwards Deming)

Managen

Hoe werkt managen in een virtuele context? Wat uiteraard ontbreekt is de ‘toevallige afstemming’ die op kantoor vanzelf gebeurt. Dat kun je deels ondervangen door te werken met concrete doelen en deadlines (SMART) en de rolverdeling en verantwoordelijkheden expliciet te maken.

Informatie

Informatie gaat in virtuele situaties vaak verloren of wordt verkeerd geïnterpreteerd. Werken met beeldbellen geeft in ieder geval iets van non-verbale signalen weer. Belangrijk is je boodschap steeds te blijven checken bij de anderen. Maak afspraken over bereikbaarheid en reactietijden.

Resultaat

Leidinggeven is vooral gericht op resultaten. Je ziet niet wie ‘hard werkt’, dus output is belangrijker dan input. Dat doe je door je te richten op afspraken en opleveringen, niet op uren. Je werkt op basis van vertrouwen, maar volgt wel via data of voortgangsrapporten. Je geeft waardering zichtbaar en op maat. Bespreek uitkomsten in teams: wat speelt er en wat kunnen we verbeteren?

Keuzevrijheid

Onderlinge verbondenheid ontstaat door erkenning, autonomie, verbinding, groei en zingeving. We willen ruimte om te handelen. Laat medewerkers daarom zelf keuzes maken in hoe ze doelen bereiken. Betrek ze steeds bij beslissingen die hun werk beïnvloeden. Stimuleer persoonlijke leerdoelen. Een belangrijke bijdrage ligt in feedbackgesprekken, waarin je samen vooruit kijkt. Moderne teams werken beter wanneer de hiërarchie coachend is en teamleden eigenaarschap voelen. Er is ruimte voor initiatieven van onderaf. Management faciliteert autonomie, in plaats van top-down aan te sturen.

Digitale omgeving

virtuele teamsVirtuele teams zijn sterk afhankelijk van digitale instrumenten. Het combineren van synchrone (beeldbellen, chats) en asynchrone (e mail) communicatie voorkomt misverstanden. Een effectieve communicatiestructuur binnen een virtuele werkomgeving is essentieel om misverstanden te voorkomen, samenwerking te versterken en productiviteit te verhogen. Zorg voor duidelijke afspraken over welk kanaal waarvoor gebruikt wordt.

Een virtueel team functioneert beter met een voorspelbaar ritme. Leg afspraken vast over: reactietijd (bijv. binnen 24 uur op e-mails, beschikbaarheid (duidelijke werktijden en status) en notulering en besluitvorming.

Datagedreven werken

Datagedreven teams in een virtuele context verbeteren sneller. Dat werkt als volgt. Objectiviteit vervangt fysieke observatie: bijvoorbeeld te werken met meetbare uitkomsten op basis van KPI ‘s. Dashboards maken status van projecten direct zichtbaar. Datagedreven werken zorgt voor transparantie: Iedereen ziet dezelfde informatie en resultaten en bijdragen zijn zichtbaar voor het hele team. Medewerkers krijgen verantwoordelijkheid over eigen doelstellingen en kunnen via dashboards hun voortgang opvolgen.

Literatuur

Armstrong, A. (2025). ?How to Manage People: Fast, Effective Management Skills that Really Get Results. Kogan Page
Woldendorp, H., H. de Groot, T. Woldendorp en C. Boven. (2022). Zie je Big Picture. Transformeer succesvol! SWP
Woldendorp, H., A. Jeninga en A. Eliens. (2025). Kun je me doorverbinden met…mezelf? Een reisgids voor kinderen en volwassenen. Virtuoos
?