Als HR adviseur omgaan met een leidinggevende die klaagt? 3 tips over wat je dan kan zeggen
De leidinggevende gaat er eens goed voor zitten. Jij wilde het over de functioneringsgesprekken op zijn afdeling hebben, maar hij heeft andere plannen. Vandaag is hij het even goed zat. Er wordt verwacht dat hij wonderen laat gebeuren zonder dat hij er de middelen voor krijgt, de nieuwe collega in het MT is een schreeuwlelijk, en medewerker A en B bakken er niets van. Wat ga jij als HR adviseur nu zeggen? In dit blog geef ik 3 tips.
1. Bakken met erkenning!
Heb je nog tijd en wil je investeren in de relatie met deze leidinggevende? Sluit aan bij wat hij vertelt en geef erkenning en nog eens erkenning. Stap even uit je zakelijke doelen en wees er van mens tot mens, want erkenning hebben we allemaal nodig!
Helemaal goed als je er nog een gemeend compliment aan kan verbinden. Bijvoorbeeld:
* Nou, ik kan me voorstellen dat dat lastig is!
* Dat soort situaties is ook niet eenvoudig, voor geen enkele leidinggevende…
* Wat goed dat je dan toch voor elkaar gekregen hebt dat …..
Vaak is het zo dat even met volledige aandacht luisteren en erkenning geven voldoende is om vervolgens te schakelen naar een ander onderwerp. Maar, als je probeert dat te snel te doen gaat dat meestal ten koste van de relatie èn ten koste van de bespreking.
2. Schakel door van ‘klagen’ naar ‘kracht’
Wordt jullie gesprek gedomineerd door klagen dan kan dat best even lekker (en nuttig) zijn. We willen allemaal wel eens even stoom afblazen! Maar je wil daar niet in blijven hangen. Het werk moet immers gedaan worden en daarvoor moeten we ook uit de slachtofferrol als we daar eigenlijk geen zin in hebben…. Je hebt een positiever gesprek nodig met deze leidinggevende, met een andere koers. Hoe buig je het klagen dan om? Hoe krijg jij dat als HR adviseur voor elkaar?
Dit kan op 3 manieren:
- A. Door te gaan praten over hoe het gelukt is om te gaan met de lastige omstandigheden.
* Hoe is het je gelukt om dan toch …. voor elkaar te krijgen?
* Dat lijkt me allemaal niet meevallen… hoe hou je het vol?Dit soort vragen helpen omdat de leidinggevende dan nog wel erkenning krijgt maar tegelijkertijd gaat praten over zijn krachten om dit alles te doorstaan.
- B. Haal alle lichtpuntjes uit het verhaal en vraag daarop door.
* Je vertelt net dat die ene vergadering wel goed verliep, klopt dat? Wat was er toen anders?* Ik begrijp dat je met de nieuwe medewerkers X en Y wel tevreden bent. Hoe is dat gelukt om die zo snel in te werken?
* Begreep ik goed dat je de meeste tijd wel tevreden bent over hoe het loopt in het MT?Het gesprek kan hierdoor een andere koers krijgen omdat duidelijk wordt dat niet alles ellende is. Door hier nauwkeurig op door te vragen – en daar zijn vele technieken voor in het Oplossingsgericht Werken – krijg je bovendien nuttige informatie op tafel over hoe het is gelukt om deze positieve resultaten te behalen. Dat geeft moed èn praktische informatie om meer successen te gaan behalen.
- C. Door te vragen naar zijn doel.
Na het geven van erkenning is dit eigenlijk het eerste dat je moet proberen. Want, als je kan omschakelen naar een gesprek over zijn doel krijgt het gesprek direct een positiever en actievere wending. Je gaat immers praten over wat de leidinggevende zelf graag wil bereiken! Bovendien kan je dan aan het bereiken van het doel als HR adviseur een bijdrage gaan leveren.
Bijvoorbeeld:
* Wat zou je graag in de plaats hiervan willen?....
* En wat zou je nu willen bereiken met ….?
* Hoe zou het eruit zien als het meer gaat zoals jij zou willen?
* Gegeven deze lastige situatie…. Wat is het dat jij in de komende periode graag voor elkaar wilt krijgen?Vraag door naar de details van het doel. Hoe zou dat eruit zien? Wat is er dan anders? Wat zou de leidinggevende dan kunnen doen? Waaraan zou hij merken dat hij zijn doelen aan het bereiken is?
Misschien zie je dan een kans om ook aan te haken bij de functioneringsgesprekken: ‘ Hoe zie je de afwikkeling van de functioneringsgesprekken in dit kader?’.
3. Wat nou als ik geen tijd heb en nu over de functioneringsgesprekken MOET praten?
Wat nou als je haast hebt? Je hebt misschien wel een paar minuten de tijd voor de erkenning, maar je voelt de klok tikken en de functioneringsgesprekken moeten nu echt besproken worden?
Zorg dat je in die paar minuten met volledige aandacht èn invoeling de erkenning geeft. Is het plichtmatig, dan werkt het averechts! Hiervoor is het nodig om even je eigen agenda opzij te zetten (waarbij je best een ‘interne wekker’ aan kan zetten omdat de tijd daarvoor beperkt is, maar daarna moet je dit wel los kunnen laten).
En dan?
Bijvoorbeeld:
- Overschakelen naar de vraag over wat het gesprek nuttig zou maken: ‘Nou Jan, dat is een lastige zaak en het is me duidelijk dat je met al die verantwoordelijkheden erg druk bent. Om dan ook zorgvuldig met jouw tijd om te gaan…zullen we even bespreken wat dit gesprek voor ons nuttig zou maken? Wat willen we gedaan hebben als we om 15.00 u klaar zijn?
- Aansturen op een extra afspraak waarin het gesprek verder kan lopen: ‘Nu we hier zo over praten kan ik me zo voorstellen dat het nuttig is hier nog eens verder samen over door te praten. Zullen we een afspraak maken zodat we ook voldoende tijd hebben om dit gesprek goed te doen?’
- Transparant: ‘Jan, je verhaal raakt me en ik vind het naar voor je wat er allemaal op je pad komt. En tegelijkertijd merk ik dat ik op dit moment de hete adem van mijn agenda in mijn nek voel. We hebben deze afspraak om te overleggen over de functioneringsgesprekken. Dat is nodig want …… Hoe zullen we dit gesprek nu verder doen? Wat is handig?’
De tips in dit blog komen voort uit het Oplossingsgericht Werken
Dit komt uit de VS ( Solution-Focused) en is oorspronkelijk bedacht voor familietherapie maar wordt intussen veel breder benut.
Fijn is dat Oplossingsgericht Werken heel veel concrete handvatten geeft om effectiever te adviseren, vooral in een positie zonder mandaat (zoals immers vaak het geval is in het HR vak!).
!! TIP : In november 2015 start er een unieke training ‘Oplossingsgericht werken als HR professional’. Marleen Teunis, bestsellerauteur en verzuimexpert, geeft daarin een Masterclass over Oplossingsgericht Werken aan verzuim. Zij garandeert met haar aanpak een verzuim van 3 procent of lager!
Kijk op www.solvitas.nl voor meer informatie. Voorproefje krijgen? Irene Lansdaal van Solvitas heeft meer informatie over korte kennismakingsworkshops.
NB : Op 3 sept bijvoorbeeld is er - voor nvp leden - een gratis workshop in Arnhem.
Hoe ga jij om met klagende leidinggevenden?
En welke van de tips in dit blog spreekt je het meeste aan?
Cora Hagen
HR manager & oplossingsgericht teamcoach
www.corahagen.nl
Verwante publicaties:
Ik help ondernemers in het MKB (5 tot 75 medewerkers, kantoorpersoneel of HBO+ professionals) om prettig en effectief samen te werken met hun team. Dit doe ik door in overleg te gaan en te kijken naar wat in die specifieke situatie nodig is; vergaderbegeleiding, individuele gesprekken, teamcoaching, functioneringsverbetering, Kanbanimplementatie (komt vanuit Lean/Agile) en HR management. Ik werk daarbij altijd Oplossingsgericht (solution-focused, uit de VS). Als leidinggevende weet ik hoe lastig het soms met een team kan zijn, en ook hoe leuk het is als je successen behaalt met je team. Daarnaast heb ik bijna 20 jaar ervaring als HR profesional. Ik heb in de moeilijkste situaties met mensen oplossingen gevonden; ontslag, rouw, ziekte, diefstal, ruzies, tegenvallende resultaten, reorganisatie etc.
Wie is er hier in dit verhaal aan het klagen, mijn inziens klaagt de leidinggevende terecht en wordt er een slecht HR beleid gevoerd. De klachten die de leidinggevende heeft hadden al door een goede HR manager weggenomen kunnen worden. Te vaak Kom ik het tegen in organisaties dat een afdeling HR bezet wordt door administratieve krachten waarvan de werkzaamheden louter bestaan uit het registreren van gegevens in een systeem. Een goede HR manager regisseert en is pro-actief bezich in een organisatie. Interim Plus beidt hierin ondersteuning.