Waarom meedoen aan een marktconsultatie?
Aanloop naar de juiste aanbesteding
Opdrachtgevers hebben niet overal verstand van en als ze iets inkopen waar ze geen verstand van hebben, dan stellen ze de verkeerde vragen of slaan de specificaties nergens op. Dat leidt dan weer tot een hoop irritatie bij de aanbieders en veel te veel vragen in de vragenronde. In het ergste geval moet de aanbesteding worden teruggetrokken en moet de inkoper zijn huiswerk overdoen.
Een opdrachtgever kan zich een hoop ellende besparen door een marktconsultatie uit te voeren. Echter, zijn ondernemers wel genegen om aan zo’n marktconsultatie mee te doen? Uiteindelijk wordt de opdracht toch weer aanbesteed en hebben de deelnemers aan de marktconsultatie geen enkel voordeel ten opzichte van partijen die er niet aan meegedaan hebben. “Laat die inkoper zijn kennis dan maar ergens anders vandaan halen” is de reactie van een hoop ondernemers. “Daar ga ik mijn tijd niet in steken.”
Kies voor de juiste marktconsultatie
Een marktconsultatie kan op meerdere manieren worden uitgevoerd: gesloten of open, schriftelijk of mondeling, interactief of niet-interactief of een combinatie hiervan. Bij een gesloten marktconsultatie gaat de opdrachtgever op bezoek bij een beperkt aantal partijen of doorloopt hij een interactief proces met vooraf zelf geselecteerde partijen. Bij een open marktconsultatie vindt plaats na een algemene oproep op Tenderned en alle geïnteresseerde partijen worden uitgenodigd een reactie te geven. Bij een mondelinge marktconsultatie kan een opdrachtgever kiezen voor een bilaterale (1 op 1) vorm of voor een plenaire bijeenkomst met meerdere aanbieders. Die laatste vorm komt erg weinig voor, omdat in zo’n setting de aanbieders niet het achterste van hun tong zullen laten zien. Meestal kiest een opdrachtgever voor een combinatie van een schriftelijke ronde, gevolgd door 1 op 1 gesprekken.
Waarom moet ik mee doen aan een marktconsultatie?
Hoewel er na de marktconsultatie nog een aanbesteding volgt, waarin alle aanbieders gelijke kansen hebben, kan het toch zinvol zijn om aan een marktconsultatie mee te doen, met name als er ruimte is voor interactie met de opdrachtgever. Vergelijk het met de inspanning die een accountmanager moet doen om een afspraak te krijgen met de beslisser van een grote aankoop of project.
De marktconsultatie brengt je automatisch in contact en het enige wat je hoeft te doen is een aantal schriftelijke vragen beantwoorden. Bij sommige vragen geef je de hoofdlijnen van een oplossing en toon je de bereidheid om details in de 1 op 1 sessie nader toe te lichten. Dat is je kans om de opdrachtgever duidelijk te maken wat de voordelen van jouw oplossing zijn en ervoor te zorgen dat er in de aanbesteding ruimte komt om juist deze voordelen worden uitgevraagd. Als het voordelen zijn, die uniek zijn voor jouw oplossing of aanpak, dan levert het je punten op bij de beoordeling van jouw offerte. Het gesprek met de opdrachtgever levert je inzicht op in de doelstellingen van de opdrachtgever en de achterliggende problematiek, de urgentie en de impact van het probleem en de eventuele randvoorwaarden voor de oplossing. Al die zaken moeten bij de aanbesteding alsnog openbaar gemaakt worden, maar je bent dan toch al langer op de hoogte en wellicht ken je meer details.
Elke aanbieder moet voor zichzelf uitmaken of het zinvol is om mee te doen aan een marktconsultatie. Het kan voordelen hebben, zeker als er 1 op 1 contact is met de opdrachtgever. Een marktconsultatie waarbij er alleen maar een schriftelijke ronde is, is vaak veel werk voor zowel de inkoper als de aanbieder, zonder enig voordeel voor de aanbieder. Daar worden aanbieders nooit enthousiast van. De respons zal nooit erg diepgaand zijn, behalve misschien van die aanbieder die weet dat hij de beste oplossing heeft en ook weet waarom. Andere aanbieders zullen zich meer op de vlakte houden en de opdrachtgever proberen te verleiden om toch in een 1 op 1 gesprek meer over de oplossing te weten te komen.
Meer weten over aanbestedingen? Ga naar www.smarttenders.nl of neem contact op via info@smarttenders.nl.
Aanverwante publicaties:
Hoe vaak brengt u een offerte uit? En hoe vaak wint u de opdracht dan ook?
Smart Tenders helpt bedrijven bij het succesvol inschrijven op Europese Aanbestedingen en bij het maken van winnende offertes en aanbiedingen.
Smart Tenders adviseert bedrijven eventueel ook bij het inrichten van een efficiënt bidproces of een interne tenderdesk.
U kunt Smart Tenders inschakelen voor incidentele aanbiedingstrajecten, maar ook voor interim management van uw offerte-afdeling. Kortom, Smart Tenders helpt bij het maken van de winnende offerte.
En winnen is de enige optie. Er bestaat geen zilveren medaille.
