Onder debiteurenbeheer vallen alle activiteiten binnen uw onderneming, die erop gericht zijn om debiteuren hun openstaande facturen tijdig te laten betalen. Het omvat echter veel meer dan het najagen van trage betalers. De debiteur is uiteraard tevens klant, waarmee u een goede relatie wilt hebben, bij voorkeur tot ver in de toekomst. De debiteur zorgt voor opbrengst, maar alleen als er ook betaald wordt. Debiteurenbeheer is daarom een cruciaal onderdeel van de bedrijfsvoering.
Centraal bij debiteurenbeheer staan het controleren van de inkomende geldstromen en het incasseren van de openstaande vorderingen. Daarbij gaat het erom de debiteurenpost ten opzichte van de omzet zo laag mogelijk te houden. Debiteurenbeheer is daarmee natuurlijk meer dan alleen boekhouden.
Het begint met het zorgvuldig stroomlijnen van uw debiteurenadministratie. Vanaf de orderbon, het formuleren van de betalingscondities en algemene leveringsvoorwaarden, tot het inboeken van de ontvangen factuurbedragen. Ontstaan er betalingsachterstanden, dan dient er kordaat opgetreden te worden. Angst een klant te verliezen is een slechte raadgever. Er is per slot van rekening geleverd en daar staat nou eenmaal een tegenprestatie tegenover. Zonder een resolute maar vriendelijke aansporing zullen betalingstermijnen steeds verder worden opgerekt. Laten zien dat u er bovenop zit kan nooit een negatieve uitstraling hebben.
De onderneming kan dus veel zelf doen, maar daarnaast ook een extern bureau inschakelen. Denk daarbij aan een incassokantoor, maar ook een deurwaarder– of een advocatenkantoor kunnen opties zijn. Factoring is een andere mogelijkheid.
Goed debiteurenbeheer kan voorkomen dat klanten niet, of niet op tijd betalen, dat bevordert de liquiditeitspositie en dat is essentieel voor de continuïteit van de onderneming. De statistiek leert ons dat meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door een slecht debiteurenbeheer.
Goed debiteurenbeheer voorkomt bovendien een kostbaar en tijdrovend incassotraject, hetgeen weer bijdraagt aan de efficiëntie van de onderneming.
Goed debiteurenbeheer betekent onder meer:
